La première expérience du travail de groupe dans un environnement numérique s’effectue souvent sous Google Docs. Echange de documents, travail collaboratif en temps réel, sauvegarde en ligne et simplicité d’utilisation en font un incontournable pour tous ceux ayant une appétence informatique. Malheureusement, et comme de nombreux autres services en ligne, l’éditeur américain récupère l’ensemble des données conservées sur son espace de stockage. Des logiciels d’analyses automatiques des textes exploitent ensuite ces informations afin de proposer des services à des entreprises tierces.
Alternatives aux outils gratuits
« Il se pose aussi le problème de la sécurité, pointe Pascal Kuczynski, délégué général de l’Adullact. Tout le monde n’est pas un champion de la sécurité et, si un agent se fait pirater son adresse mail, l’ensemble des services rattachés deviennent vulnérables. La sécurité de l’hébergeur peut, elle aussi, être problématique. » Pour les agents qui sont amenés à travailler avec les données de leurs concitoyens, les risques encourus méritent donc que l’on s’interroge sur la pertinence de ces outils.
« La difficulté, c’est que certains agents et élus ont pris l’habitude de la liberté offerte par ces produits gratuits, explique Sylvain Defromont, responsable de la direction des services d’information [DSI] du centre départemental de gestion du Nord. Et il est rare que les outils des administrations offrent la même liberté, justement pour des questions de sécurité. »
A la place, les collectivités utilisent généralement des moyens de « versionnage », qui enregistrent une nouvelle version à chaque modification. Laval agglomération (20 communes, 95 700 hab., Mayenne) partage, par exemple, un serveur Alfresco avec la ville de Laval et le centre communal d’action sociale. Son avantage est qu’il permet d’échanger avec des personnes extérieures à l’intranet d’une collectivité. Inconvénient : il crée une nouvelle version à chaque enregistrement. Dans les faits, si deux personnes travaillent en même temps sur un même document, deux versions seront sauvegardées. Et évidemment, contrairement à un Google Docs, une licence est nécessaire au-delà d’un certain volume de stockage. Pour le trio lavallois, le coût est de 20 000 euros par an.
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