Prélèvement à la source : 4 conseils pour être prêt le 1er janvier 2019

1. Avoir le bon logiciel de paie

Première étape pour être en ordre de marche au 1^er janvier 2019 : vérifier auprès de la personne (interne ou externe) qui s'occupe de la paie que le logiciel utilisé est correctement paramétré pour recevoir de l'administration fiscale les taux d'imposition à appliquer. « Pour pouvoir intégrer - automatiquement ou manuellement - ces taux, qui parviennent par 'flux retours' de l'administration fiscale, certains logiciels vont nécessiter d'être mis à jour », explique Charles-Emeric Le Roy, directeur de la ligne de services social et RH du cabinet GMBA.

2. Informer les salariés

Ce n'est pas une obligation, mais, même si les pouvoirs publics ont beaucoup communiqué, il est fortement conseillé d'informer et de former ses salariés pour éviter de voir les salariés débarquer dans son bureau après avoir reçu leur premier salaire de 2019. « Il faut que les salariés soient informés sur le principe du prélèvement à la source comme sur celui de 'l'année blanche', mais aussi qu'ils sachent qu'ils doivent se tourner vers l'administration et non vers l'entreprise en cas de questions ou problèmes, notamment sur l'année blanche, ou le taux appliqué. L'entreprise peut communiquer via des 'notes d'information', qui peuvent s'inspirer largement des modèles proposés par l'administration. Elle peut également organiser une réunion, avec éventuellement la présence de son expert-comptable ou son conseil pour répondre aux questions un peu techniques », conseille Charles-Emeric Le Roy.

3. Tester les nouveaux bulletins de paie

A partir du 1er janvier 2019, les bulletins de paie comprendront quatre nouvelles lignes : « Le taux d'imposition du salarié, ainsi que sa nature, le montant de la retenue à la source, et le revenu net après PAS. Il faut, là-aussi, que le logiciel de paie de l'entreprise puisse traiter ces nouvelles exigences. La réalisation, dès la fin de l'année 2018, de deux bulletins de paie, dont un en préfiguration, permettrait aux salariés de se rendre compte de l'impact qu'aura la réforme sur leur salaire net, mais aussi de vérifier que les taux transmis par l'administration sont corrects : en cas d'erreur, il faudra compter environ trois mois pour que l'administration rectifie ses taux », indique Charles-Emeric Le Roy.

4. Préparer le paiement de l'impôt

L'administration a précisé que le paiement de l'impôt ne pourrait pas se faire au moyen de virements, mais uniquement par prélèvement automatique. « L'entreprise devra s'assurer d'avoir mis en place un mandat SEPA valide et le transmettre à sa banque afin que le paiement ne soit pas bloqué : la démarche est simple mais doit être effectuée avant la fin de l'année pour éviter d'éventuels rejets de la banque qui entraîneraient des pénalités », indique Charles-Emeric Le Roy. Le premier versement ? Il aura lieu trois jours après la date limite de dépôt des déclarations sociales, soit le 8 février 2019 (entreprises de plus de 50 salariés) ou le 18 février 2019 (entreprises de moins de 50 salariés).