Tworzenie spółki to wieloetapowy proces
Jeśli chodzi o to, jak wygląda w praktyce rejestracja spółki Warszawa i inne miasta niczym się nie różnią. Zawsze pierwszym krokiem będzie zawarcie umowy spółki. W przypadku spółki jawnej, komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością lub prostej spółki akcyjnej można to zrobić internetowo, poprzez specjalny system S24.
Natomiast spółka partnerska, komandytowo-akcyjna i akcyjna wymagają formy tradycyjnej, czyli papierowej (formę tradycyjną można, chociaż nie trzeba zastosować także w przypadku wcześniej wspomnianych typów spółek). Spółka cywilna, jako regulowana przepisami Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu spółek handlowych, powstaje nieco w innym reżimie: można zawrzeć ją nawet ustnie, gdyż forma pisemna jest zastrzeżona jedynie do celów dowodowych.
W przypadku rejestracji za pośrednictwem systemu S24 wszystko odbywa się za pomocą gotowego formularza. Co prawda nie ma możliwości skonstruowania umowy w sposób zupełnie dowolny, wciąż jest jednak kilka ważnych decyzji do podjęcia. Choćby w kwestii podziału zysków i strat, a także zbycia praw i obowiązków przez wspólnika. Natomiast forma tradycyjna pozwala ukształtować dokument dowolnie, oczywiście w granicach obowiązującego prawa.
Na samym zawarciu umowy jednak sprawa się nie kończy — trzeba jeszcze przede wszystkim dokonać wpisu do KRS (z wyjątkiem spółki cywilnej, która nie ma osobowości prawnej i nie wpisuje się jej do żadnych rejestrów, przy czym przedsiębiorcy wchodzący w jej skład posiadają w CEIDG adnotację, że są częścią spółki cywilnej). Rejestracja w KRS jest możliwa tylko za pośrednictwem Internetu, a konkretnie systemu S24 (dla typów spółek, które mogą z niego korzystać) lub Portalu Rejestrów Sądowych (dla pozostałych spółek).
Nadanie numeru NIP i REGON nastąpi automatycznie po wpisie do KRS, natomiast warto jeszcze zwrócić uwagę na takie aspekty, jak złożenie formularza NIP-8 (z danymi uzupełniającymi), rejestracja VAT czy złożenie przez zarząd oświadczenia o pokryciu kapitału zakładowego (w przypadku spółek kapitałowych).
Najlepiej nie ryzykować i zaufać ekspertowi
Czy spółkę można utworzyć samodzielnie? W teorii tak, zwłaszcza jeśli chodzi o któryś z prostszych konstrukcyjnie podmiotów, który jest obsługiwany przez system S24. W praktyce nawet w przypadku mniej skomplikowanych typów spółek jest to wysoce niezalecane. Bez solidnego fundamentu w postaci wiedzy teoretycznej, a także praktyki, łatwo jest popełnić błąd, czy to w zakresie konstruowania umowy spółki, czy rejestracji w KRS-ie.
Niekiedy za taki błąd spółce przyjdzie zapłacić bardzo szybko, w innym przypadku ujawni się on dopiero po pewnym czasie, gdy na przykład któryś ze wspólników wejdzie w konflikt z pozostałymi. Konsekwencje mogą być bardzo poważne, stąd bezpieczniejszym, a jednocześnie szybszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest powierzenie rejestracji spółki, a także innych formalności z nią związanych, specjalistom.
Niekiedy można trafić na oferty firm zajmujących się księgowością. Jeśli skorzysta się z ich usług, zapewnią darmową rejestrację (z reguły w formie uproszczonej, czyli w systemie S24) przez doświadczonego prawnika. W takim przypadku założenie spółki przy pomocy adwokata czy radcy prawnego nie będzie nawet wiązało się z dodatkowymi kosztami, a potencjalnie pozwoli uniknąć sporej dawki stresu i nerwów.
Materiał przygotowany przez Księgowość Warszawa KDS