26.04 Czy elektroniczny wyciąg bankowy stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów?

Nasza firma korzysta z konta internetowego. Koszty bankowe księgujemy na podstawie wydrukowanego wyciągu bankowego przesyłanego w formie elektronicznej przez bank. Czy nasze działanie jest prawidłowe?

Aby określony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT.
• być właściwie udokumentowany.

Dokumentacja wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przebiega podobnie w podmiotach prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak też w podmiotach prowadzących księgi handlowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Księgi i rejestry powinny być prowadzone w języku polskimi w walucie polskiej. Gromadzone w jednostce dokumenty są źródłem informacji, potwierdzają zdarzenia gospodarcze oraz stanowią istotny materiał dowodowy. Dowody księgowe są podstawą zapisów księgowych. Oczywiście nie każdy dokument może stanowić dowód księgowy. Istotne jest bowiem, aby spełniał wymagania określone w ustawie o rachunkowości.

Przepisy podatkowe nie precyzują, w jaki sposób poniesione wydatki powinny być dokumentowane. Jednak ustawa o rachunkowości wspomina o tzw. dokumentach źródłowych i to o nich właśnie trzeba pamiętać, dokumentując poniesione wydatki. Dowody księgowe własne należy wystawiać w taki sposób i w takim trybie, jaki przyjmie do stosowania dana jednostka gospodarcza. Dowody te mogą być wypisane odręcznie lub z wykorzystaniem programów komputerowych, którymi dysponuje firma. Nie jest tu wymagana określona szata graficzna czy format – mogą być sporządzone na dowolnych drukach.

Dowody księgowe muszą być:

• rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
• wystawione niezwłocznie, bezpośrednio po zdarzeniu gospodarczym,
• kompletne, a ich treść musi być pełna i zrozumiała, natomiast stosowane skróty możliwe do identyfikacji,
• czytelne – dotyczy to zarówno oryginałów, jak i kopii – bez względu na technikę, w jakiej są sporządzane,
• sporządzone z należytą starannością,
• wolne od błędów rachunkowych,
• sporządzone w sposób trwały,
• wystawione głównie w języku polskim, a w przypadku dowodów sporządzanych w innym języku należy zapewnić ich tłumaczenie na żądanie organów kontroli, a także wartości liczbowe muszą być przedstawione w złotych i groszach (dwa miejsca po przecinku).

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Podstawą zapisów mogą być ponadto sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasykacyjnych.

Kwestie związane z uznaniem za koszt uzyskania przychodu wydatku, który nie został udokumentowany, nierzadko są przedmiotem różnicy zdań pomiędzy podatnikami a organami podatkowymi. Jednak wyciągi bankowe przesyłane drogą elektroniczną czy pobierane ze strony internetowej, a następnie drukowane, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy.
 

Ważna interpretacja US

Wszelkie wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem oraz że wydatek (należycie opisany) poniesiono i był on niezbędny do osiągnięcia przychodu firmy.

Aby podatnik miał możliwość odliczenia do celów ustalenia dochodu wszelkich kosztów, konieczne jest, aby wykazał (a więc udokumentował) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku, gdyż to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci obniżenia swego zobowiązania podatkowego. Przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy.
Interpretacja Naczelnika US w Wolsztynie z 14 czerwca 2004 r., nr ZD-P/ 423/6/2004
 

Ważne interpretacja US

Zarówno wyciągi czy potwierdzenia otrzymane z banku drogą elektroniczną poprzez Internet, jak i w formie przesyłki listownej bez podpisu i pieczęci stanowią prawidłowy dokument księgowy, będący potwierdzeniem przeprowadzonych operacji gospodarczych.

Interpretacja Naczelnika Pierwszego US w Rzeszowie z 31 lipca 2007 r., nr I.US.I-415-31/07, I.US.I-415- -33/07


Rafał Styczyński
doradca podatkowy

e-Porady za darmo!

e-Porady za darmo!

PRZEJDŹ DO DARMOWEJ BAZY E-PORAD