Roczne sprawozdanie finansowe z odpowiednimi dokumentami przekazują do KRS podmioty prowadzące księgi rachunkowe, które figurują w tym rejestrze. Do ogłoszenia w MSiG składane są podlegające obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską roczne sprawozdania finansowe jednostek, które nie podlegają wpisowi do KRS.

Złożenie sprawozdania w KRS

Odpowiedzialność za przekazanie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami do KRS spoczywa na kierowniku jednostki. Do podmiotów, które są zobligowane do złożenia sprawozdania finansowego w KRS, należą m.in. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze, a także inne osoby prawne, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Przekazanie rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, którego należy dokonać w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem, gdy rokiem obrotowym w jednostce jest rok kalendarzowy, zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 r. powinno nastąpić do 30 czerwca 2024 r., a jego przekazanie do KRS do 15 lipca 2024 r. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie, trzeba je złożyć w KRS dwukrotnie. Pierwszy raz niezatwierdzone jeszcze sprawozdanie finansowe należy przekazać do KRS w ciągu 15 dni od ostatecznego terminu przewidzianego w ustawie na jego zatwierdzenie i drugi raz w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Kierownik jednostki, na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe oraz odmowy podpisu sprawozdania, oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, odmowy złożenia oświadczeń - jeśli je sporządzono. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez firmę audytorską w oparciu o art. 64 ustawy o rachunkowości, trzeba także przekazać sprawozdanie z tego badania. Ponadto należy złożyć do KRS również odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli np. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, a także spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym przekazują do KRS sprawozdanie z działalności. Przy czym zwolnione z tego obowiązku są jednostki mikro lub małe, które w ramach przyjętych uproszczeń nie sporządzają sprawozdania z działalności. Podmioty wskazane w art. 63f ust. 1 ustawy o rachunkowości składają również sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Roczne sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami podlega złożeniu do repozytorium dokumentów finansowych - RDF (art. 9a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz. U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.). Ich przekazania dokonuje się przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości, na stronie internetowej ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd. Trzeba zaznaczyć, że sprawozdanie finansowe SP ZOZ należy złożyć w systemie S24 na stronie internetowej ekrs.ms.gov.pl w zakładce S24 - Rejestracja spółki Inne wnioski. Z repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowe są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (por. art. 19e i art. 20 ust. 1g ustawy o KRS), więc nie ma już potrzeby składania ich do KAS.

Pod zgłoszeniem do KRS podpis elektroniczny (kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty) musi złożyć co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Zgłoszenie to może również złożyć radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny (por. art. 19e ust. 2 oraz ust. 3a-3b ustawy o KRS). Takie zgłoszenie jest automatycznie weryfikowane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Przed wysyłką rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami do KRS warto sprawdzić, czy spełnia ono wymogi formalne do złożenia do RDF. Weryfikacji technicznej poprawności pliku XML sprawozdania można dokonać (najlepiej przed jego zatwierdzeniem) poprzez testowe przekazanie tego sprawozdania do repozytorium. Aby to zrobić, trzeba zalogować się w zakładce Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych, zamieszczonej na stronie internetowej https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd.

Ogłoszenie sprawozdania w MSiG

Jak wynika z art. 70 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa osoby fizycznej oraz spółki cywilnej, które podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską, należy przekazać do ogłoszenia w MSiG w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Zasadniczo do ogłoszenia trzeba złożyć: wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, sprawozdanie z badania oraz postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty (właściciela lub wspólników).

Sprawozdanie finansowe przekazywane do ogłoszenia w MSiG powinno mieć postać elektroniczną. Sposób dokonania tego zgłoszenia jest opisany na stronie internetowej gov.pl/web/sprawiedliwosc/kontakt-monitor-sig. Zamieszona jest na niej prośba o dołączenie sprawozdania w postaci pliku edytowalnego w jednym z dozwolonych formatów: rtf, doc, docx. Sprawozdania finansowe są składane w Punkcie Przyjmowania Ogłoszeń do MSiG w wyznaczonych sądach albo indywidualnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (pdi.ms.gov.pl) przez osobę, której po zarejestrowaniu się jako użytkownik został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem i posiadającą ważny kwalifikowany certyfikat użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Warunkiem złożenia sprawozdania tą drogą jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Spis sądów, w których można złożyć sprawozdanie finansowe do ogłoszenia, znajduje się na stronie gov.pl/web/sprawiedliwosc/kontakt-monitor-sig. Opłata za ogłoszenie sprawozdania finansowego jest stała i wynosi 500 zł. Trzeba uregulować ją przed złożeniem sprawozdania do ogłoszenia. Jej wartość, na podstawie wyciągu bankowego, zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 40-3 "Podatki i opłaty" i/lub na koncie 55 "Koszty zarządu".

Sankcje za nieudostępnienie sprawozdania

Istotne jest, że nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia oraz nieskładanie sprawozdania do właściwego rejestru sądowego, a także nieudostępnianie sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68 ustawy o rachunkowości, podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności. Stanowi o tym art. 79 ustawy o rachunkowości.

autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 26 (2109) z dnia 2024-03-28

Jak sporządzić politykę rachunkowości jednostki? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

CITKsięgowość