Z okazji Wielkanocy  wielu przedsiębiorców decyduje się na przekazywanie kontrahentom oraz pracownikom prezentów, upominków lub organizację spotkań świątecznych. Praktyka ta wynika z budowania dobrego wizerunku, budowania relacji, jednak niesie za sobą konsekwencje podatkowe. Wyjaśniamy, na co należy zwrócić uwagę oraz o czym pamiętać w rozliczeniach z fiskusem.

Wybór formy prezentu dla pracowników czy kontrahentów może być uzależniony od kwestii podatkowej. Najbardziej pożądanym świątecznym prezentem wśród wielu pracowników jest premia, ale pamiętajmy, że pracowników cieszą też upominki i miło jest, kiedy dzieci pracowników również są obdarowywane czymś miłym z okazji „zajączka” Warto wiedzieć, kto i kiedy płaci podatki od otrzymanych prezentów. I jak należy rozliczyć wydatki na prezenty, paczki czy bony. Bowiem obciążenia podatkowe i składkowe z tytułu benefitów świątecznych zależą od sposobu ich finansowania.

Prezenty dla pracowników i ich dzieci

U wielu pracodawców funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Pozwala on na to, aby kwalifikować paczki świąteczne dla pracowników lub ich dzieci do tzw. pomocy materialnej, która mieści się w definicji działalności socjalnej uregulowanej w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Działalność ta finansowana jest z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 

Wartość przyznawanych paczek w ramach pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinna być uzależniona od sytuacji życiowej pracownika. Dodatkowo w regulaminie świadczeń funkcjonującym u pracodawcy powinno się wskazać, w jaki sposób pracodawca będzie różnicował wartość paczek, uzależniając je od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS.

Warto pamiętać, że środki z funduszu socjalnego mogą trafiać wyłącznie do pracowników, którzy są jego beneficjentami. Dodatkowo pracodawca, który chce obdarować pracowników prezentami z ZFŚS musi kierować się m.in. statusem materialnym poszczególnych pracowników, wynika to z tego, że środki z ZFŚS nie mogą zostać rozdzielone każdemu po równo. W sytuacji kiedy spełnione zostaną powyższe warunki pracodawca i pracownik mogą  skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania pomocy materialnej, jeżeli łączna wartość wszystkich świadczeń na rzecz danego pracownika w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 1000 zł.

Źródło: Shutterstock

Paczki dla dzieci bez podatku PIT

Zgodnie z korzystną interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11.10.2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG „W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof, świadczenia w postaci przekazywanych dzieciom pracowników prezentów z okazji niektórych świąt (…; np. z okazji Dnia Dziecka, Świąt Bożego Narodzenia czy Wielkanocy) nie będą stanowić dla Państwa pracowników przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. W związku z powyższym na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na PIT z powyższego tytułu”.

Podatek od paczek otrzymanych od pracodawcy z ZFŚS

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, paczki świąteczne są świadczeniami rzeczowymi. Są one zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli ich wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekroczy w 2024 roku 1000 zł.  W przypadku przekroczenia kwoty 1000 zł opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł.

Pracodawca może przekazać pracownikom zamiast paczek, bony lub talony na Wielkanoc

Jeżeli regulamin świadczeń socjalnych na to pozwala, pracodawca może kupić dla swoich pracowników bony lub talony ze środków ZFŚS. Zakup bonów, aby był wyłączony ze składek ZUS, musi być zrealizowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. W przeciwnym wypadku, jeśli zakup nie został zrealizowany zgodnie z zapisami przytoczonej ustawy, to nawet pomimo sfinansowania zakupu talonów lub bonów ze środków ZFŚS pracodawca powinien opłacić składki ZUS w pełnej wysokości.

Trzeba pamiętać, że od otrzymane bony i talony od pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się bowiem zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stąd od paczki będzie przysługiwało pracownikowi zwolnienie od podatku, ale od bonu już nie.

Prezenty i paczki finansowane ze środków niepochodzących z ZFŚS

W sytuacji kiedy pracodawca nie ma utworzonego ZFŚS, trzeba pamiętać o zapisach  art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym: "za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych".

Podatku da się jednak uniknąć. Żeby nie płacić podatku, prezent świąteczny musi zostać potraktowany jako darowizna. Żeby prezent od pracodawcy był darowizną, nie może mieć związku, z wykonywaną pracą bądź jej efektami.

Trzeba pamiętać, że darowizna od pracodawcy może rodzić potrzebę zapłaty podatku przez pracownika. Obowiązek podatkowy u pracownika wystąpi, jeżeli łączna wartość darowizn od pracodawcy przekroczy 5 733 zł w okresie 5 lat. Regulacja ta wynika to z ustawy od spadków i darowizn. Pracodawcy z kolei muszą pamiętać, że  darowizn dla pracowników nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Prezenty dla kontrahentów

Przedsiębiorca, który decyduje się na przekazanie prezentu lub upominku swoim kontrahentom musi pamiętać o podatku VAT. Bowiem przekazanie podarków rodzi obowiązek naliczania tego podatku, jednak są od tego dwa wyjątki.

Podatku Vat nie trzeba uwzględniać:

1. jeżeli łączna wartość prezentów przekazywanych danej osobie nie przekroczy 100 zł (bez podatku) w ciągu roku. W tym przypadku należy prowadzić ewidencję, obdarowanych, by móc wykazać, że nie przekroczono wskazanego limitu wobec kontrahenta.
2.  jeżeli wartość jednorazowego prezentu nie przekracza 20 zł (bez podatku), wówczas nie trzeba prowadzić ewidencji.

Jednak trzeba pamiętać, że inny limit podatkowy obowiązuje w przypadku podatku dochodowego. Tu prezent nie może być droższy niż 200 zł brutto oraz prezent musi pełnić funkcję reklamową.

Wielkanocny poczęstunek dla pracowników w kosztach, dla kontrahentów to już koszt uzyskania przychodu

W koszty pracodawca może zaliczyć też spotkanie  wielkanocne zorganizowane dla pracowników. Żeby je zaliczyć do kosztów, trzeba pamiętać, żeby celem spotkania było:

•  zintegrowanie pracowników,
• zwiększenie u pracowników motywacji do coraz lepszego wykonywania obowiązków,
• polepszenie atmosfery w pracy.

Z takiego spotkania musi wyraźnie wynikać, że służyło ono poprawie efektywności pracy, która przyczyni się do osiągnięcia wyższych przychodów. Przedsiębiorca organizujący wigilię firmową zobowiązany jest udowodnić, że ten wydatek powiązany jest z uzyskaniem przychodów, dlatego dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie dokumentacji dotyczącej przebiegu oraz celu spotkania (fotografie, agenda spotkania).

Podatki 2024