Konferencje - jak wyglądają w czasach pandemii?

Pandemia to dodatkowe obowiązki dla Organizatorów konferencji

Branża eventowa przed wybuchem pandemii COVID-19 była w szczycie rozwoju biznesowego. Wiele organizacji biznesowych wieszczyło, że rok 2020 będzie przełomowy. Niestety tak się nie stało. Powrót do rzeczywistości sprzed marca 2020 roku jest już dzisiaj niemożliwy. Przedsiębiorcy bardzo szybko musieli nauczyć się funkcjonować w nowym wymiarze, który w zdecydowanej większości przeniósł się do online’u.

Pandemia COVID-19 i ryzyko zachorowania zmusiło także Ministerstwo Zdrowia do przygotowania szczególnych wytycznych dla podmiotów organizujących konferencje. Ich celem jest zapewnienie bezpieczeństwa Uczestnikom organizowanych wydarzeń oraz zminimalizowanie ryzyka zakażenia podczas wydarzenia. Sprowadzone one zostały do szeregu działań jakie musi podejmować przedsiębiorca by jego wydarzenie odbywało się w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Wytyczne zostały podzielone na cztery części:

1. Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia (m.in. liczba uczestników na m2, dostęp do materiałów dezynfekujących, odpowiednia komunikacja)
2. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom i pracownikom obsługi oraz dostawcom wydarzenia (m.in. wyznaczenie osoby ds. przeciwdziałania COVID-19, sporządzenie listy wszystkich Uczestników, obowiązkowe szkolenia pracowników)
3. Procedury zapobiegawcze: podejrzenie zakażenia koronawirusem pracowników lub obsługi wydarzenia (m.in. rekomendacje podstępowania w sytuacji wystąpienia niepożądanych objawów oraz system informowania o nich) a także
4. Procedury postępowania w przypadku podejrzenia u uczestnika wydarzenia zakażenia koronawirusem (m.in. izolacja osoby zarażonej, powiadomienie wszystkich współuczestników wydarzenia o możliwości zakażenia, współpraca z odpowiednią stacją sanitarno-epidemiologiczną).

Nowa rzeczywistość, nowa jakość wydarzeń

Przeniesienie wydarzeń do Internetu chociaż wiązało się z dużym wysiłkiem, ostatecznie sprawiło, że przedsiębiorcy zyskali nowy, dotychczas nie eksploatowany na taką skalę sposób dotarcia do rynku. Część wydarzeń odbywała się w pełni w przestrzeni wirtualnej, część z nich w modelu hybrydowym, łącząc w sobie wydarzenia na żywo i online.

To co nie zmieniło się w kwestii Organizacji wydarzeń to fakt, że każdorazowo przeprowadzenie takiego wydarzenia stanowi ogromne przedsięwzięcie logistyczne dla Organizatorów. Najważniejszy zawsze jest wybór miejsca, w którym dane wydarzenie będzie się odbywać – niezależnie od formuły. Warto wybrać miejsce, które poza estetyką przestrzeni zapewni nam również odpowiednie oświetlenie oraz nagłośnienie. W przypadku transmisji, Organizatorzy muszą również obowiązkowo zadbać o jakość połączenia internetowego.

Idealne miejsce na konferencję w Górach Świętokrzyskich

Szukając miejsca na zorganizowanie konferencji biznesowej na szczególną uwagę zasługuje oferta hotelu Europa w Starachowicach. Dzięki malowniczemu położeniu w Górach Świętokrzyskich konferencja będzie mogła cieszyć Uczestników nie tylko pięknymi widokami, ale również profesjonalną obsługą na najwyższym poziomie.

Hotel oddaje do dyspozycji Gości 1100 m2 powierzchni konferencyjnej oraz ponad 700m2 powierzchni restauracyjno-bankietowej. Nowocześnie zaprojektowane sale konferencyjne o różnych metrażach (od 54m2 do ponad 300 m2 powierzchni użytkowej) każdorazowo możesz indywidualnie dopasować do swoich potrzeb. Dodatkowe oczekiwania również nie stanowią problemu - Hotel cechuje bowiem wysoka jakość oraz indywidualne podejście do każdego wydarzenia.

Szczegółową ofertę poznasz na stronie: https://europa-hotel.pl/strefa-biznesu/konferencje-eventy