Scenariusz rozmowy rekrutacyjnej — jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Celem każdej rozmowy kwalifikacyjnej jest zweryfikowanie tego, czy kompetencje kandydata są dopasowane do konkretnego stanowiska pracy. Wynik spotkania i podjęty wybór będą mieć wpływ na przyszłość działu, a nawet całego przedsiębiorstwa. Stąd warto wiedzieć, jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, która pozwoli podjąć trafną decyzję.

Jak przygotować się na rozmowę rekrutacyjną?

Przed rozmową rekrutacyjną:

• Sprecyzuj specyfikę stanowiska pracy — trzeba dokładnie wiedzieć, czym będzie zajmował się nowy pracownik.
• Zdefiniuj pożądane kompetencje — należy precyzyjnie określić, jakie kompetencje są niezbędne, a jakie pożądane na danym stanowisku.
• Dokładnie zapoznaj się z dokumentami aplikacyjnymi — uzyskane informacje pozwolą przygotować lepiej dopasowane pytania. Miej przy tym świadomość, że większość kandydatów podaje nieprawdziwe informacje w dokumentach aplikacyjnych.
• Przygotuj scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej — warto spisać pytania i etapy rozmowy rekrutacyjnej.
• Zapewnij dobre warunki do rozmowy — w trakcie spotkania należy w 100% skupić się na danej kandydaturze.
• Przedstaw kandydatowi przebieg spotkania — podczas umawiania terminu spotkania warto przekazać kandydatowi informacje o szacunkowym czasie trwania rozmowy rekrutacyjnej.

Pamiętaj, że kapitał ludzki to najcenniejszy zasób w przedsiębiorstwie. To ludzie kreują wartość dodaną. Równocześnie koszty zatrudnienia stanowią znaczną część całkowitych kosztów firmy. Średni koszt samego pozyskania pracownika wynosi zaś około 5 tys. zł. Rzecz jasna zasoby pochłania też wdrożenie nowej osoby.

Skuteczna rekrutacja i efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi ma więc newralgiczne znaczenie. Stąd warto rozwijać swoje kompetencje w tym zakresie. Dobrym pomysłem okaże się udział w profesjonalnych szkoleniach i konferencjach.

Weź udział w konferencji "Recruitment Days 2024" >>

Scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej — wzór

Rozmowę rekrutacyjną możesz przeprowadzić w następujący sposób:

• Przywitaj i zapoznaj się z kandydatem — spotkanie rekrutacyjne warto rozpocząć od przedstawienia siebie i podania ręki kandydatowi. Wskazany jest lekki uśmiech. Następnie poproś kandydata o to, żeby usiadł na krześle.
• Krótko przedstaw miejsce pracy — w paru zdaniach przedstaw informacje o firmie i stanowisku pracy.
• Zadaj pytania kandydatowi — to kluczowy etap, w którym weryfikujesz kompetencje i dopasowanie kandydata do stanowiska.
• Odpowiedz na pytania kandydata — warto poprosić kandydata o zadanie pytań. Przygotowany kandydat, któremu zależy na podjęciu pracy, zapewne będzie mieć co najmniej jedno takie pytanie.
• Przekaż informacje o dalszych etap rekrutacji — kandydat powinien uzyskać informacje na temat tego, co go czeka po rozmowie kwalifikacyjnej. Przykładowo możesz go poinformować, że uzyska decyzję rekrutacyjną w ciągu określonej liczby dni.

Recz jasna jest to ogólny scenariusz rozmowy rekrutacyjnej. Każda rekrutacja wymaga indywidualnego podejścia. Uwzględnić trzeba branżę, rodzaj stanowiska i kulturę organizacyjną konkretnego przedsiębiorstwa.

Jakie pytania zadać podczas rozmowy rekrutacyjnej?

Kluczowym etapem jest zadawanie przemyślanych pytań kandydatowi. Mając one na celu zweryfikować:

• Doświadczenie zawodowe i umiejętności — zadanie kilku przemyślanych pytań ma na celu przetestowanie wiedzy kandydata w danej dziedzinie.
• Kompetencje miękkie — zweryfikuj kompetencje przydatne na danym stanowisku. Często będzie to umiejętność organizacji pracy, komunikatywność czy kreatywność.
• Motywację — zadane pytania powinny sprawdzić, czy dany kandydat będzie dobrze czuł się w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.
• Dyspozycyjność — podczas rozmowy koniecznie trzeba dowiedzieć się, kiedy kandydat może rozpocząć pracę.
• Dopasowanie do zespołu — nowy pracownik powinien uzupełniać kompetencje zespołu.
• Znajomość języków — jeśli stanowisko pracy wymaga znajomości np. języka angielskiego, to przynajmniej część rozmowy powinna zostać przeprowadzona w tym języku.

Każdorazowo lista pytań powinna zostać przygotowana z uwzględnieniem specyfiki konkretnej rekrutacji. Często jednak podczas rozmowy kwalifikacyjnej weryfikuje się podobne kwestie. Typowe pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej są następujące:

• Jak byś siebie opisał w kilku zdaniach? To jedno z najczęstszych pytań o pozornie otwartym charakterze. Pozwoli Ci to sprawdzić umiejętność autoprezentacji kandydata.
• Gdzie Pan/Pani widzi siebie za x lat? W ten sposób poznasz ambicje i cele zawodowe kandydata.
• Jakie są powody zmiany pracy? Odpowiedź ukazuje motywację kandydata. Zwróć przy tym uwagę, jak kandydat wypowiada się o dotychczasowym pracodawcy.
• Co Pan/Pani wie o naszej firmie? To pytanie sprawdza zaangażowanie kandydata i poziom jego przygotowania do rozmowy.
• Jakie są twoje mocne i słabe strony? Tym pytaniem sprawdzisz świadomość swoich kompetencji i obszarów do poprawy kandydata.
• Jaką trudną sytuację zawodową napotkałeś i jak sobie z nią poradziłeś? Szeroko pojęte pytania behawioralne ukazują, jak kandydat pochodzi do trudności napotykanych w pracy.

W pewnym uogólnieniu wszystkim kandydatom należy zadawać podobne pytania. Dotyczy to zwłaszcza pytań testujących wiedzę. W konsekwencji łatwiej będzie porównać wszystkie kandydatury. Jednocześnie każda rozmowa kwalifikacyjna ma inną dynamikę i może wymagać nieco odmiennego podejścia. Zawsze zapytaj o istotne kwestie, które nie zostały uwzględnione w dokumentach aplikacyjnych.

HR Summit 2024. Dołącz do jednego z najważniejszych wydarzeń dla branży HR!

Jak rozmawiać na temat wynagrodzenia?

Oczekiwania finansowe kandydata zawsze mają duże znaczenie przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Statystyki ukazują, że to właśnie niesatysfakcjonujący poziom wynagrodzenia jest najczęstszym powodem odrzucenia oferty pracy.

Pamiętaj, by koniecznie poruszyć tę newralgiczną kwestię podczas spotkania rekrutacyjnego. Dużo zależy tu od polityki jawności wynagrodzeń w twojej firmie. Jeśli w ogłoszeniu o pracę nie zostały podane żadne widełki, to możesz zapytać kandydata o jego oczekiwania.

Koniecznie spisz oczekiwania płacowe kandydata. Doprecyzuj, czy ma na myśli kwotę brutto, czy netto. Ponadto przedyskutuj czas obowiązywania potencjalnej umowy. Negocjacje wysokości wynagrodzenia możesz przeprowadzić później.

Kto powinien uczestniczyć w rozmowie rekrutacyjnej?

W procesie rekrutacji i samej rozmowie rekrutacyjnej często uczestniczy parę osób. Wszystko zależy tu od kultury organizacyjnej, specyfiki stanowiska, a nawet wielkości organizacji. Rozmowę może prowadzić doświadczony rekruter, który w metodyczny sposób uzyska wszystkie kluczowe informacje.

Wskazane jest to, by w spotkaniu uczestniczył też potencjalny bezpośredni przełożony kandydata. To zwykle najbardziej kompetentna osoba pod względem oceny dopasowania kompetencji kandydata do oferowanego stanowiska.

O co zadbać podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Rozmowy dotyczące potencjalnego podjęcia pracy mają charakter biznesowy i formalny. Z jednej strony powinieneś zadbać o przyjazną atmosferę. Z drugiej skupić się na celu realizacji celu spotkania, czyli poznaniu kompetencji kandydata. Pamiętaj, że jesteś prowadzącym rozmowę i masz decydujący wpływ na jej przebieg.

Zapanuj nad stresem

Jeśli po raz pierwszy będziesz prowadził rozmowę rekrutacyjną, to prawdopodobnie sam będziesz odczuwał lekki stres. Pamiętaj więc, by dobrze przygotować się do spotkania. Najlepiej jeśli wcześniej przejdziesz szkolenie z zakresu rekrutacji.

Po przeprowadzeniu kilku rozmów kwalifikacyjnych i nabraniu doświadczenia stres minie. Uważaj jednak na to, by z czasem nie wpaść w rutynę. Każda rekrutacja ma inną specyfikę i wymaga odmiennego podejścia.

Zadbaj o notatki

Przed zatrudnieniem nowego pracownika czeka Cię trochę pracy. Możesz przykładowo otrzymać dziesiątki życiorysów. Wtedy to dokonasz wstępnej selekcji i przeprowadzisz kilka spotkań rekrutacyjnych. Wielu rekruterów uważa, że zwykle potrzeba przeprowadzić około trzech rozmów rekrutacyjnych, by znaleźć odpowiednią osobę.

Podczas rekrutacji poznasz więc różnych kandydatów, którym zadasz podobne pytania. Dlatego też podczas rozmowy kwalifikacyjnej i tuż po jej zakończeniu warto wykonać notatki. W konsekwencji łatwiej będzie Ci porównać kandydatury i wybrać najlepszą z nich.

Przedstaw korzyści kandydatowi

Rekruter podczas rozmowy kwalifikacyjnej chce sprawdzić, czy dany kandydat pasuje do stanowiska pracy. Jednoczenie kandydat chce się upewnić, czy zatrudnienie w danym miejscu będzie dla niego korzystne.

Najlepsi kandydaci nierzadko mają kilka ofert pracy do wyboru jednocześnie. Zadbanie o tzw. candidate experience przez rekruterów w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej zwiększa szansę na pozyskanie cenionych specjalistów. Podczas rozmowy rekrutacyjnej należy więc przedstawić kandydatowi wszystkie benefity, jakie otrzyma. Równie ważne jest przynajmniej ogólne określenie planu na jego rozwój zawodowy.

Aktywnie słuchaj kandydata

Przebieg spotkania rekrutacyjnego wpłynie na to, jak potencjalny nowy pracownik będzie postrzegał twoją firmę. Powinieneś więc wykazać zaangażowanie i słuchać kandydata. Unikaj ciągłego spoglądania na telefon lub zegarek czy powtarzania pytań.

Jak poprowadzić rozmowę kwalifikacyjną online?

Rozmowa rekrutacyjna przez Internet przebiega niemal tak samo, jak ta w biurze. Celem jest to, by poznać kandydata i jego dopasowanie do danego stanowiska. Pamiętaj jednak, by zadbać o kwestie techniczne. Upewnij się, że kandydat otrzymał link do spotkania online. W trakcie rozmowy rekrutacyjnej zwróć szczególną uwagę na mowę ciała kandydata — to nieco trudniejsze podczas rozmowy przez Internet.

Ile powinna trwać rozmowa kwalifikacyjna?

Optymalna długość rozmowy kwalifikacyjnej jest zależna od konkretnego przypadku. Zasadniczo im bardziej specjalistyczne stanowisko, tym rozmowa dłuższa. Cała rekrutacja jest wtedy zwykle bardziej rozbudowana. Poza samą rozmową kandydatowi można też przecież przedstawić zadania testowe czy testy psychologiczne do wypełnienia.

Zawsze warto jednak oszacować przybliżony czas trwania jednego spotkania. To pozwoli stworzyć harmonogram w efektowniejszy sposób. Pomiędzy kolejnymi rozmowami kwalifikacyjnej pozostaw sobie co najmniej 15-30 minut przerwy.

Profesjonalny rekruter zwraca również uwagę na czas trwania rekrutacji. Zawsze jest to proces wymagający wielu spotkań i dokonania szeregu analiz. Pamiętaj jednak, żeby finalną decyzję podjąć możliwie najszybciej. W innym przypadku najlepszy kandydat może nawiązać współpracę z kimś, kto szybciej zaproponował mu umowę. Niektóre dane sugerują, że proces rekrutacyjny zajmuje zazwyczaj od 3 do nawet 6 tygodni.

Dlaczego zawsze warto przekazać feedback po rozmowie?

Przekazanie informacji zwrotnej zawsze wywiera dobre wrażenie. Nawet jeśli dany kandydat obecnie nie otrzymał pracy, to warto go zachęcić do aplikowania na kolejne oferty. Ponadto przekazanie feedbacku świadczy o profesjonalizmie i nierzadko pozwala samemu rekruterowi rozbudować sieć kontaktów.

Autor: Mikołaj Pasecki, Redaktor, Bankier.pl