Latem w trakcie upałów problemem staje się prowadzenie działalności gospodarczej w biurze. Szczególny kłopot stanowią działania w lokalach pozbawionych sprawnie działających systemów wentylacyjnych, na strychach czy w magazynach. W takich przypadkach pojawia się pytanie o rozliczenie podatkowe instalacji, które ułatwią prowadzenie działalności przez okres upałów.

Przedsiębiorcy mogą udowodnić związek pośredni inwestycji w klimatyzację firmową z uzyskiwaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Skoro prowadzenie działalności nie jest możliwe lub przez określony czas jest znacząco utrudnione w wysokiej temperaturze, to system klimatyzacyjny staje się wydatkiem, który pozwala na bieżąco prowadzić działalność bez jej okresowego zawieszenia.

<< Czy pracodawca ma obowiązek skrócić czas pracy podczas upału? >>

Nie ma przy tym ścisłej granicy, która powodowałaby, że używanie klimatyzatora staje się niezbędne. Wydatek na instalację jest możliwy nie tylko w okresie letnim – zakupu można dokonać na przykład zimą, aby już wówczas zabezpieczyć się przed falą upałów.

Jeśli klimatyzator jest urządzeniem mobilnym – przenośnym, może on stać się samodzielnym środkiem trwałym lub przy wartości do 10.000 zł – zostać zaliczony jednorazowo w koszty bez konieczności jego amortyzacji. Wydatki stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania klimatyzatora do używania. Klimatyzator może również być amortyzowany – zarówno przy wartości do 10.000 zł jak i powyżej. Zakładając liniową metodę amortyzację, do kosztów wlicza się wówczas 10% wartości początkowej rocznie. Dopuszczalne jest również amortyzowanie składnika majątku okresowo, np. w czasie letnich upałów, gdy klimatyzacja jest używana. Wówczas w kosztach rozlicza się roczną stawkę amortyzacji dzieląc ją przez miesiące korzystania z amortyzowanego urządzenia.

Klimatyzacja może również stać się elementem składowym budynku. Taka sytuacja może mieć miejsce po pierwsze w przypadku urządzenia wmontowanego na stałe w profil budynku lub jego ściany. Po drugie taka sytuacja może dotyczyć instalacji w nim urządzeń doprowadzających zimne powietrze do poszczególnych pomieszczeń. W tym przypadku to prace montażowe oraz koszt urządzeń będzie wydatkiem stanowiącym inwestycję w środek trwały. Amortyzacji dokonuje się zgodnie ze stawką właściwą dla nieruchomości pod warunkiem, że koszt tej inwestycji przekracza 10.000 zł i powoduje wzrost jej wartości w stosunku do okresu przyjęcia jej do używania.  W przypadku, gdy inwestycja następuje w obcej nieruchomości – wynajmowanej, użyczonej – może być ona traktowana jako inwestycja w obcym środku trwałym, gdzie właściwa stawka amortyzacji dla całej inwestycji nie jest taka jak stawka dla nieruchomości, lecz wynosi 10% rocznie.

Jeszcze inaczej wyglądać będzie rozliczanie w kosztach urządzeń przenośnych podłączanych jedynie pod instalację w budynku. W takim przypadku instalacja podwyższać może wartość nieruchomości. Natomiast urządzenie, które samo może być wykorzystywane bez podłączenia pod instalację, a także łącznie z nią – stanowi samodzielny koszt. Oznacza to, że może być samodzielnym środkiem trwałym lub – przy koszcie do 10.000 z – zostać zamortyzowane jednorazowo.