Harmonogram bez ewidencji czasu pracy jest niewiele wart

Do obowiązków pracodawcy należy ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy. Regulacje te powinny się znaleźć w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku ich braku – w obwieszczeniu (art. 150 § 1 kodeksu pracy).

W praktyce tylko tam, gdzie organizacja czasu pracy pozwala na ustalenie sztywnych godzin pracy nie trzeba tworzyć harmonogramu czasu pracy. Większość pracodawców ustala jednak dla swoich pracowników grafiki czasu pracy.

Nie ma jasnych przepisów dotyczących sporządzania i ewidencjonowania harmonogramów czasu pracy. Ich brak w razie kontroli PIP może oznaczać wyższe koszty nadgodzin i dodatkowe kłopoty dla firmy.

Odrębne pojęcia

Pojęcie harmonogramu (grafiku) czasu pracy nie jest tożsame z ewidencją czasu pracy. Harmonogram to plan pracy, a w ewidencji odnotowujemy jej rzeczywiste wykonanie. Grafik co do zasady określa godziny rozpoczynania i zakończenia pracy, przerwy w jej świadczeniu, ustalenie czasu trwania poszczególnych zmian, dni wolne wynikające z zasady przeciętnie 5–dniowego tygodnia pracy, dni ustawowo wolne od pracy lub dni wolne w zamian za pracę w niedziele i święta.

Szczególną uwagę warto zwrócić na określanie w harmonogramie dni wolnych od pracy. Powinien on wyraźnie rozróżniać poszczególne rodzaje dni wolnych. Takie rozróżnienie daje pracodawcy wiedzę na temat tego, jak prawidłowo zrekompensować ewentualną pracę w te dni. Ma zatem ogromne znaczenie przy prawidłowym rozliczaniu godzin pracy zatrudnionych.

Tak stworzony harmonogram jest więc również pomocny w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca może np. udowodnić inspektorowi pracy, przedkładając mu harmonogram czasu pracy, że prawidłowo zrekompensował pracownikowi zadania wykonywane w dni wolne, czy że zaplanował godziny wykonywania obowiązków zgodnie z wymiarem czasu pracy.

Rejestr godzin

Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 k.p. i dotyczy każdego pracownika. Pracodawca powinien przechowywać ją przez trzy lata, licząc od końca okresu rozliczeniowego, którego dotyczy. Powyższe wynika z tego, że zapisy w niej zawarte istotnie wpływają na wysokość wynagrodzenia i innych świadczeń, a co za tym idzie – w razie sporu z pracownikiem – ewidencja może stanowić istotny dowód przed sądem pracy.

Ponieważ okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy to właśnie trzy lata (art. 291 k.p.), uzasadnione wydaje się przechowywanie ewidencji czasu pracy również przez taki czas. Orzecznictwo SN pozwala na łagodniejsze potraktowanie pracownika i jego dowodów, gdy to firma zaniedbała swoich obowiązków i nie prowadziła lub nie przechowywała grafików czasu pracy.

Zupełnie inaczej wygląda kwestia harmonogramów czasu pracy, gdyż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy milczą na temat takiego dokumentu. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku archiwizowania i przechowywania stworzonego dla pracowników grafiku, a po jego wykorzystaniu może go zniszczyć, wcześniej jednak przenosząc odpowiednie dane do ewidencji czasu pracy. W praktyce jednak może okazać się, że w trakcie kontroli PIP sporo będzie go to kosztowało.

Musi być komplet

W czasie kontroli PIP w zakładzie pracy inspektor może zażądać ewidencji czasu pracy pracowników nawet za trzy lata wstecz. Przedłożenie samej ewidencji, bez wcześniej stworzonego harmonogramu, może okazać się dla pracodawcy zgubne. Powyższe wynika z tego, że tylko porównanie zaplanowanych godzin i dni (których graficznym odwzorowaniem jest harmonogram) z ewidencją czasu pracy pozwala właściwie ustalić rzeczywistą liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Przykład 1

Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy. Pracodawca, ustalając godziny pracy, ma możliwość planowania ich do 12 godzin na dobę. W trakcie kontroli przedstawił inspektorowi pracy zarówno ewidencję, jak i harmonogram czasu pracy, które po ich łącznym zestawieniu pozwalały na poniższą analizę czasu pracy > patrz tabela 1.

Po zestawieniu godzin i dni pracy wynikających z planu oraz faktycznie wykonanej pracy, której odwzorowanie stanowi ewidencja czasu pracy, inspektor pracy ustalił, że w poniedziałek i wtorek powstały nadgodziny dobowe, a w czwartek i piątek nadgodziny średniotygodniowe.

Celem wyjaśnienia należy przypomnieć, że w równoważnym systemie czasu pracy w tych dniach, w których praca ma być wykonywana – zgodnie z planem – w wymiarze poniżej 8 godzin, nadgodziny wystąpią dopiero po przekroczeniu 8-godzinnej normy dobowej. Jednak na koniec okresu rozliczeniowego może się okazać, że zlecona dodatkowa praca ponad liczbę godzin wskazanych w grafiku (ale w łącznym wymiarze do 8 godzin) w takie dni, spowoduje przekroczenie przeciętniej 40–godzinnej normy tygodniowej, a pracownik nabędzie prawo do 100 proc. dodatku za każdą taką godzinę.

Na przedstawionym przykładzie dodatkowo zlecona praca w czwartek (przepracowane 8 godzin zamiast zaplanowanych 6) oraz w piątek (praca wykonywana przez 8 godzin, zamiast wynikających z grafiku 4) spowodowała przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy.

Bez możliwości obrony

Zakładając, że pracodawca zniszczy grafik i inspektorowi pracy przedłoży tylko ewidencję czasu pracy, rozliczenie godzin pracy przez organ kontrolujący będzie wyglądał zupełnie inaczej.

Przykład 2

Odnosząc się do przykładu 1, z ewidencji czasu pracy wynikają następujące godziny pracy.

Z samej ewidencji nie wynika, żeby w jakimkolwiek dniu został przekroczony maksymalny przedłużony dobowy wymiar czasu pracy dozwolony w systemie równoważnym (nie występuje praca powyżej 12 godzin na dobę). Zatem na podstawie powyższego zestawienia nie wynika, że powstały nadgodziny dobowe. Nie oznacza to jednak, że rzeczywiście przepracowane przez pracownika nadgodziny udało się ukryć.

Faktycznie po zliczeniu godzin pracy z powyżej przedstawionego tygodnia wynika, że pracownik przepracował łącznie 50 godzin (zamiast 40). Te 10 nadgodzin pojawi się jako nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego, czyli wtedy, gdy pracodawca zbilansuje czas pracy.

W praktyce może okazać się, że powstałe nadgodziny średniotygodniowe będą kosztowały pracodawcę dwa razy więcej niż tzw. dobówki. Za pracę powyżej przeciętnie 40 godzin w tygodniu pracownik nabywa bowiem, oprócz normalnego wynagrodzenia, prawo do 100 proc. dodatku za każdą taką nadgodzinę.

Bez harmonogramu czasu pracy ciężko będzie pracodawcy udowodnić inspektorowi pracy, że w poniedziałek i wtorek zatrudniony wykonywał zadania ponad zaplanowaną normę. Powyższe nie wynika bowiem z samej ewidencji czasu pracy.

Uwaga!

Zasadne jest zatem, aby harmonogramy przechowywać tak długo, jak ewidencję czasu pracy. Aby nie narazić się na zarzuty ze strony PIP co do rozliczania godzin nadliczbowych, poszczególne grafiki należy przechowywać również przez trzy lata.

Dodatkowo z harmonogramu wynika, czy pracodawca zaplanował pracę w godzinach nadliczbowych, czego nie wolno mu robić. Planowanie pracy w godzinach nadliczbowych jest niedopuszczalne i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 5 k.p.). Za takie nadgodziny należy zapłacić tak jak za nadgodziny średniotygodniowe. Dodatkowo przepracowane wcześniej zaplanowane godziny nie są wynikiem przekroczenia dobowych norm czasu pracy.

Ryzyko braków

Jeśli pracodawca nie przedłoży w trakcie kontroli PIP grafiku, a jedynie ewidencję czasu pracy (bądź jak wskazano powyżej – przedstawi grafik, ale bez dokonanych po jego stworzeniu, lecz zaistniałych zmian w harmonogramie), a inspektor pracy stwierdzi nieprawidłowości w rozliczeniu nadgodzin (np. zamiast należnych 100 proc. pracodawca wypłacił tylko dodatki 50 proc.), to będzie mógł wydać wniosek o naliczenie i wypłacenie brakującej części dodatku za nadgodziny oraz ukarać mandatem za zaniżenie wysokości należnego pracownikowi wynagrodzenia.

Ta stwierdzona przez inspektora pracy nieprawidłowość nie może być raczej przedmiotem nakazu płacowego. Powinien skierować do pracodawcy jedynie wystąpienie. Nakazem może być bowiem objęte jedynie wynagrodzenie za pracę należne pracownikowi, które nie ma charakteru spornego między stronami stosunku pracy. Tym samym chodzi tylko o takie, których nie kwestionuje pracodawca.

Nie wolno zapominać o nanoszeniu zmian

Ponieważ powszechnie obowiązujące przepisy nie określają zasad tworzenia harmonogramów, nie ma w nich także informacji na temat tego, jak i kiedy można zmienić już ustalony grafik. W tej kwestii należy posiłkować się stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

Zgodnie z nim zmiana już zaplanowanych godzin pracy jest możliwa w sytuacjach wskazanych w przepisach wewnątrzzakładowych oraz określonych w kodeksie pracy, tj. w:

- art. 151

11