29.06 Rozliczenie kosztów imprezy integracyjnej dla pracowników i osób współpracujących ze spółką

Nasza spółka organizuje imprezy integracyjne dla swoich pracowników oraz osób współpracujących. Z oczywistych względów spółka jest zainteresowana zaliczaniem kosztów organizacji takich imprez do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczaniem podatku naliczonego na fakturach dokumentujących zakupy związane z organizacją imprez. Czy możemy tego dokonać?

CIT/PIT - Koszty organizacji imprez integracyjnych jako koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone przez podatników w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Kosztami wymienionymi jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów są zaś, między innymi, koszty reprezentacji (zob. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). W świetle powyższego rozróżnić należy organizację imprez integracyjnych dla pracowników spółek oraz organizację imprez integracyjnych dla osób współpracujących ze spółką.

Koszty organizacji imprez (spotkań) integracyjnych dla pracowników spółek nie stanowią kosztów reprezentacji (ani żadnych innych kosztów wymienionych wśród kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów). Jednocześnie działania o charakterze integracyjnym wpływają pozytywnie na relacje między pracownikami, atmosferę pracy i wewnętrzną komunikację w firmie, jak również przyczyniają się do budowania lojalności wobec pracodawcy. Tym samym koszty organizacji imprez są kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, gdyż integracja pracowników służy ich lepszej i efektywniejszej pracy. Prowadzi to do wniosku, że koszty organizacji imprez (spotkań) integracyjnych dla pracowników mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane niemal wszystkie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych dla pracowników. Wyjątek stanowią wydatki na alkohol, które zdaniem organów podatkowych - ze względu na postanowienia ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473) - nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że często oprócz pracowników w imprezach integracyjnych biorą udział członkowie ich rodzin. Dominuje stanowisko, że w części tej wydatku na organizację imprez integracyjnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Słuszność tego stanowiska potwierdzają sądy administracyjne, czego przykładem może być wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 3 grudnia 2010 r. (sygn. I SA/Wr 881/10), w którym czytamy, że "należy (...) podzielić stanowisko Ministra Finansów co do tego, że koszty udziału w imprezie partnerów i rodzin pracowników Spółki nie spełniają definicji kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 updp".

Do kosztów uzyskania przychodów nie mogą być również zaliczane wydatki na organizację imprez integracyjnych dla osób współpracujących ze spółkami (podwykonawców, kontrahentów, etc.). Wydatki takie uznawane są za koszty reprezentacji, a więc koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów ze względu na brzmienie przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT. Stanowisko to reprezentują zarówno organy podatkowe (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 września 2009 r. - sygn. ILPB3/423-424/09-8/MC, interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 października 2010 r. - sygn. IPPB5/423-458/10-4/JC), jak również sądy administracyjne (zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 14 maja 2010 r. - sygn. III SA/Wa 2257/09).

Duży problem stanowi często fakt, że wydatki na organizację imprez integracyjnych, w których uczestniczą pracownicy oraz członkowie ich rodzin lub kontrahenci, ponoszone są łącznie. Jednocześnie przepisy nie określają sposobu w jaki należy w takich sytuacjach wyodrębniać poszczególne rodzaje wydatków (część wydatków przypadająca na udział w imprezie pracowników oraz część przypadająca na udział w imprezie kontrahentów). Według mnie dopuszczalne jest szacowanie - w oparciu o liczbę osób biorących udział w imprezie i sumę wydatków na jej organizację - wysokości wydatków ponoszonych na udział w imprezie integracyjnej poszczególnych grup osób. Niestety, organy podatkowe nie zgadzają się na takie rozwiązanie.

Co gorsze, organy podatkowe uznają, że jeżeli nie jest możliwe wydzielenie i udokumentowanie wydatków na organizację imprez integracyjnych przypadających tylko na pracowników, koszty organizacji imprez integracyjnych dla pracowników oraz innych osób (np. członków ich rodzin, osób współpracujących) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w całości.

VAT - Odliczanie podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy związane z organizacją imprez integracyjnych

Z tych samych względów co pozwalające na zaliczanie kosztów organizacji imprez integracyjnych do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest odliczanie podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy związane z organizacją imprez integracyjnych (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 9 października 2009 r. - sygn. IBPP2/443-571/09/RSz), przy czym w związku z organizacją imprez integracyjnych dla pracowników nie dochodzi do podlegającego opodatkowaniu nieodpłatnego świadczenia usług (zob. przykładowo wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 19 maja 2008 r. - sygn. I SA/Wr 1559/07). Podobnie ma się rzecz, jeżeli chodzi o udział w imprezach integracyjnych członków rodzin pracowników (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 października 2008 r. - sygn. IBPP2/443-677/08/ASz).

Pamiętać należy o dwóch kwestiach. Po pierwsze, że prawo do odliczania podatku naliczonego przysługuje tylko w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji prawo do odliczania podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy związane z organizacją imprez integracyjnych przysługuje tylko w zakresie, w jakim imprezy integracyjne dotyczą one działalności opodatkowanej podatników. W konsekwencji w przypadku organizacji imprez integracyjnych dotyczących działalności opodatkowanej tylko częściowo, prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur przysługuje również częściowo (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 8 kwietnia 2010 r. - sygn. ILPP2/443-200/10-4/SJ). Z kolei w przypadku organizacji imprez integracyjnych dotyczących wyłącznie działalności zwolnionej od podatku (względnie niepodlegającej opodatkowaniu), prawo do odliczenia nie przysługuje w ogóle.

Po drugie wskazać należy, że nie jest możliwe odliczanie podatku naliczonego przy zakupach usług noclegowych i gastronomicznych (zob. art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). W konsekwencji nie jest możliwe odliczanie podatku naliczonego od zakupów związanych z organizacją imprez integracyjnych usług noclegowych i gastronomicznych.

Zauważyć jednak należy, że przepis art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie znajduje zastosowania w przypadku nabywania kompleksowych usług organizacji imprez integracyjnych, w których skład wchodzą, między innymi, usługi noclegowe i gastronomiczne. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 23 lipca 2008 r. (sygn. ILPP1/443-436/08-4/BD). Czytamy w niej, że wyłączenie możliwości odliczania podatku naliczonego od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych "nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest cała impreza integracyjna, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi noclegowe czy gastronomiczne. Zatem w sytuacji otrzymania od podmiotu trzeciego - usługodawcy świadczącego usługę - faktury VAT za całościową organizację imprezy, w której poszczególne elementy stanowią integralną część usługi, Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej faktury".

Inaczej niż ma się rzecz na gruncie ustaw o podatku dochodowym, prawo do odliczenia (przy uwzględnieniu wskazanych powyżej ograniczeń) istnieje również w przypadku zakupów związanych z organizacją imprez integracyjnych, w których uczestniczą osoby współpracujące ze spółką (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 września 2009 r. - sygn. ILPP1/443-742/09-4/MT). Przepisy ustawy o VAT nie wyłączają bowiem możliwości odliczania podatku naliczonego przy zakupach na cele reprezentacji.

Tomasz Krywan, doradca podatkowy