Prywatna ewidencja czasu pracy nie wystarczy

Rejestracja czasu pracy to obowiązek pracodawcy. Na braku wykazów skorzysta pracownik sądzący się o płacę za nadgodziny. Sąd nie przyzna mu pieniędzy, gdy jedynym dowodem są jego własne zestawienia

Publikacja: 03.07.2013 07:50

Prywatna ewidencja czasu pracy nie wystarczy

Foto: Rzeczpospolita

Historia jakich wiele. Firma przeprowadza redukcję etatów ze względów ekonomicznych. Jeden ze zwolnionych przysłał pismo, w którym domaga się zapłaty za nadgodziny. Dołączył wykaz godzin, które przepracował nadliczbowo. Zakład od ponad 2 lat nie prowadził ewidencji jego czasu pracy. Czy oznacza to, że w ewentualnym procesie będzie bez szans na wygraną?

Konieczny rejestr

Ewidencjonowanie czasu pracy to bezwzględny obowiązek każdego pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje pewne odstępstwa jedynie w przypadku osób pracujących w systemie zadaniowym, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz tych, które otrzymują ryczałt w zamian za pracę w nadgodzinach lub w porze nocnej. Nie rejestruje się godzin ich pracy, ale pozostałe elementy muszą zostać odnotowane – np. dni pracy, wykonywanie czynności służbowych w święto, urlopy itd.

Kara za braki

Sytuacje, w których ewidencji nie ma, jest niepełna lub w inny sposób nieprawidłowa, nie należą do rzadkości. Jeszcze do niedawna mogło to być fatalne w skutkach dla pracodawcy. Sądy, z Sądem Najwyższym na czele, stały na stanowisku, że jeżeli rejestrów brak, to przy rozpatrywaniu sprawy o nadgodziny punktem wyjścia są twierdzenia zatrudnionego (zob. wyrok SN z 4 października 2000 r., I PKN 71/00).

Jeżeli podwładny stał na stanowisku, że każdego dnia pracował np. 3 godziny ponad normę, to pracodawca, który zapomniał o ewidencji, musiał wykazać, że w rzeczywistości było inaczej. W praktyce zaniechanie należytego prowadzenia rejestrów oznaczało przegrany proces i zasądzenie na rzecz pracownika często niemałych kwot.

Podejście sądów zaczęło się jednak zmieniać. Obecnie brak ewidencji nie oznacza, że niejako automatycznie trzeba dać wiarę twierdzeniom pracownika. Jeżeli zatrudniony uważa, że należą mu się od firmy świadczenia za pracę nadliczbową, to musi wykazać, że rzeczywiście pracował ponad obowiązujące normy. Takie, korzystne dla pracodawców, podejście, potwierdził niejednokrotnie w swoich wyrokach Sąd Najwyższy (np. wyrok z 2 czerwca 2010 r., II PK 369/09).

Odnosząc się do sytuacji opisanej na wstępie, brak ewidencji czasu pracy nie musi oznaczać, że firma przegra proces. Sąd przyzna byłemu pracownikowi określoną kwotę z tytułu nadgodzin, jeżeli ze zgromadzonych dowodów będzie wynikało, że rzeczywiście wykonywał pracę ponadnormatywną. Każda ze stron ma przy tym pełną swobodę w zakresie środków dowodowych. Mogą to być zeznania świadków, maile, bilingi telefoniczne itd.

Ważna profilaktyka

Na przyszłość warto jednak zadbać o prowadzenie poprawnej ewidencji. Stanowi ona przecież silny argument w rękach firmy. Podwładnemu utrudni to drogę do wygranej w sądzie. Będzie musiał udowodnić, że rejestr nie stanowi rzeczywistego obrazu jego pracy. Jest to o tyle ciężkie, że karty czasu pracy potwierdzał własnoręcznym podpisem.

Pomijając znaczenie w ewentualnym sporze, brak czy niewłaściwe prowadzenie ewidencji to wykroczenie, za które grozi grzywna do 30 tys. zł. Błędy i niedopatrzenia w rejestrowaniu czasu pracy to jedne z uchybień najczęściej zarzucanych podczas kontroli inspekcji pracy.

Autorka jest radcą prawnym, kieruje Zespołem Prawa Pracy w K&L Gates Jamka sp.k.

Historia jakich wiele. Firma przeprowadza redukcję etatów ze względów ekonomicznych. Jeden ze zwolnionych przysłał pismo, w którym domaga się zapłaty za nadgodziny. Dołączył wykaz godzin, które przepracował nadliczbowo. Zakład od ponad 2 lat nie prowadził ewidencji jego czasu pracy. Czy oznacza to, że w ewentualnym procesie będzie bez szans na wygraną?

Konieczny rejestr

Pozostało 88% artykułu
Podatki
Nierealna darowizna nie uwolni od drakońskiego podatku. Jest wyrok NSA
Samorząd
Lekcje religii po nowemu. Projekt MEiN pozwoli zaoszczędzić na katechetach
Prawnicy
Bodnar: polecenie w sprawie 144 prokuratorów nie zostało wykonane
Cudzoziemcy
Rząd wprowadza nowe obowiązki dla uchodźców z Ukrainy
Konsumenci
Jest pierwszy wyrok ws. frankowiczów po głośnej uchwale Sądu Najwyższego
Materiał Promocyjny
Dzięki akcesji PKB Polski się podwoił