Jak założyć biuro rachunkowe

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to zadanie trudne i pracochłonne. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców decyduje się na zlecenie takich czynności firmom zewnętrznym, które popularnie nazywa się biurami rachunkowymi. Wydaje się, że warto spróbować swoich sił w tym biznesie.

Zwłaszcza że coraz więcej przedsiębiorstw optymalizując zatrudnienie, przenosi część swoich zadań na firmy trzecie. Trzeba jednak mieć na uwadze, że prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z koniecznością spełnienia wymagań określonych w ustawie z 29 września 1994 o rachunkowości. Przypomnę, że nakłada ona na firmy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dwa warianty

Zgodnie z ustawą prowadzenie ksiąg rachunkowych można zlecić na zewnątrz (powierzyć) na dwa sposoby. Po pierwsze, nasze rachunki może prowadzić przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, pod warunkiem że jest uprawniony do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jednak dopuszczalne jest także powierzenie prowadzenia ksiąg wszystkim innym przedsiębiorcom. Tyle  że faktyczne czynności z tego zakresu muszą być wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Oznacza to, że mamy do wyboru dwa warianty. Możemy albo zdobyć samemu potrzebne uprawnienia i otworzyć biuro rachunkowe, albo zatrudnić osobę, która się nimi legitymuje. Uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Tym razem zajmiemy się osobami z certyfikatami księgowymi.

Uwaga!

Osoby, które po  otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, nie są uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jakie czynności

Jak już wspomniałem, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. W wymiarze faktycznym polega ona na wykonywaniu szeregu czynności. Decydując się na prowadzenie biznesu w omawianym obszarze, trzeba być przygotowanym do prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, tak aby zapisy zdarzeń były ujęte w porządku chronologicznym i systematycznym.

Trzeba będzie też okresowo ustalać lub sprawdzać, w  drodze inwentaryzacji, rzeczywisty stan aktywów i pasywów, wyceniać je, sporządzać sprawozdania finansowe oraz ustalać wynik finansowy. Naszym obowiązkiem będzie także gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej w ustawie o rachunkowości.

Księgi i deklaracje podatkowe

Biura rachunkowe mogą także wykonywać pewne czynności z zakresu podatkowego. Chodzi tu o prowadzenie w  imieniu podatników, płatników oraz inkasentów i na ich rzecz  ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Ponadto, biuro rachunkowe jest uprawnione także do sporządzania dla tych podmiotów zeznań i deklaracji podatkowych w zakresie określonym przepisami innymi niż ustawa o rachunkowości. Biuro rachunkowe może więc w swej ofercie zamieścić pomoc w rozliczaniu deklaracji PIT czy też VAT.

Od ministra finansów

Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych potrzebny jest certyfikat księgowy (nie dotyczy biegłych rewidentów i doradców podatkowych). Jest on wydawany przez ministra właściwego ds. finansów (czyli ministra minansów). Aby uzyskać certyfikat, trzeba spełnić kilka warunków. Przede wszystkim konieczne jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz możliwości korzystania z pełni praw publicznych.

Ponadto certyfikatu nie uzyska osoba, która była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za  przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy. Jednak, co wydaje się najważniejsze, niezbędne jest posiadanie co najmniej:

• trzyletniej praktyki w księgowości i wykształcenia wyższego magisterskiego uzyskanego na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

• trzyletniej praktyki w księgowości i wykształcenia wyższego magisterskiego lub równorzędnego oraz ukończenie studiów podyplomowych z  zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

• dwuletniej praktyki w księgowości i wykształcenia co najmniej średniego oraz złożenia z wynikiem pozytywnym egzaminu sprawdzającego kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie – na  podstawie stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż pół etatu – odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, umowy spółki lub w  związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej następujących czynności: prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym; wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; sporządzania sprawozdań finansowych; badania sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Konieczna polisa OC

Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe zobowiązany jest do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Ratio legis takiego obowiązku jest oczywiste. Niewłaściwe prowadzenie ksiąg może prowadzić do znaczących szkód po stronie klienta biura. Ubezpieczenie zapewnia pokrycie ewentualnie wyrządzanych przez biuro strat.

Uwaga! Warunki w zakresie odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów z

16 grudnia 2008 w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jakie tematy

Egzamin, o którym mowa obok, przeprowadza komisja egzaminacyjna powoływana przez ministra właściwego ds. finansów publicznych. Składa się ona z przewodniczącego, sześciu członków i sekretarza. Egzamin jest w formie pisemnej i obejmuje zagadnienia z następujących dziedzin: rachunkowości; prawa podatkowego; ubezpieczeń społecznych; podstaw prawa cywilnego i gospodarczego.

Wszystko o egzaminie

Szczegółowe zasady organizowania egzaminu zostały zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z 8 kwietnia 2009 w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przygotowując się do niego, trzeba wiedzieć przede wszystkim, że:

• osoba (musi złożyć stosowny wniosek do ministra właściwego ds. finansów) ubiegająca się o zakwalifikowanie do egzaminu uiszcza opłatę egzaminacyjną w wysokości 40 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie wynosi ono 1386 zł),

• egzamin przeprowadza się dla 60 – 90 osób w wydzielonej sali, w warunkach zapewniających zdającym samodzielność pracy pod nadzorem komisji,

• przed wejściem na salę egzaminacyjną osoba przystępująca do egzaminu obowiązana jest okazać dowód osobisty lub inny dokument tożsamości zawierający numer PESEL,

• termin ogłoszenia wyników egzaminu wyznacza przewodniczący komisji na dzień przypadający nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jego przeprowadzenia,

• w czasie egzaminu uczestnik może korzystać z przepisów prawa opublikowanych w dziennikach urzędowych lub zawartych w zbiorach przepisów bez komentarzy oraz z urządzeń ułatwiających liczenie (kalkulatorów),

• komisja może wykluczyć z egzaminu osobę, która podczas egzaminu narusza przepisy porządkowe obowiązujące w trakcie egzaminu lub korzysta z materiałów innych określone powyżej, czyli po prostu ściąga,

• w skład każdego z bloków wchodzi następująca liczba pytań testowych i zadań sytuacyjnych: