Od lipca 2023 r. pracowników, którzy pracują zdalnie, z zagranicy obowiązują nowe zasady pracy. ZUS sprawdza, czy w każdym tygodniu telepraca stanowi mniej niż 50 proc. wykonywanych obowiązków oraz weryfikuje okresy pracy w dwóch państwach. Tłumaczymy, jak zmieniły się zasady pracy zdalnej za granicy. 

Praca zdalna pozwala na wykonywanie obowiązków pracowniczych praktycznie z każdego miejsca, miejsce wykonywania pracy musi być ustalone z pracodawcą. Coraz częściej pracownicy pracujący zdalnie pracują z innego państwa. Kiedy pracownik pracujący zdalnie za granicą zachowa ubezpieczenie w ZUS, a kiedy musi opłacać składki w Państwie wykonywania pracy? - wyjaśniamy

Nowe porozumienie w zakresie pracy zdalnej z zagranicy 

Od 1 lipca 2023 r. obowiązują zapisy Umowy Ramowej dotyczącej transgranicznej pracy zdalnej. Nowe przepisy wprowadzają ułatwienia dla pracowników świadczących pracę zdalną za granicą.  Umowę poza Polską podpisały: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia, Słowacja.

Dzięki Umowie Ramowej od 1 lipca wprowadzono ułatwienia w zakresie ubezpieczeń społecznych dla pracowników wykonujących pracę zdalną za granicą.

W związku z nowymi przepisami można wykonywać pracę zdalną z innego państwa, które również przystąpiło do porozumienia w większym wymiarze niż dotychczas i być objętym polskim ZUS.

Kto może skorzystać ze zmiany przepisów?

Ze zmiany przepisów mogą skorzystać pracujący w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Zgodnie z nowymi regulacjami ustawodawstwo dotyczące zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, będzie nadal miało zastosowanie (pod warunkiem wyraźnego wniosku o zawarcie umowy na mocy art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004) w stosunku do pracowników:

• zatrudnionych tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie członkowskim);
• którzy zwyczajowo pracują w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba ich pracodawcy i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania; oraz
• w przypadku, gdy spełnione są oba powyższe warunki, dla których transgraniczna praca zdalna w państwie zamieszkania stanowi mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy.

Zmiany w wykonywaniu pracy zdalnej za granicą – większy wymiar pracy pozwala na zachowanie ubezpieczenia w Polsce

Dotąd praca zdalna z innego państwa niż to, w którym jest siedziba pracodawcy, musiała być wykonywana w wymiarze mniejszym niż 25 proc. całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia, aby pracownik nie musiał płacić składek, w tym innym kraju (kraju zamieszkania).  Po zmianie przepisów wymiar ten zwiększono. Porozumienie pozwala zwiększyć wymiar pracy zdalnej wykonywanej transgranicznie do mniej niż 50 proc. całkowitego czasu pracy, przy jednoczesnym zachowaniu ubezpieczenia w Polsce (państwie siedziby pracodawcy).

Źródło: Shutterstock

Wniosek US-36

W myśl nowych przepisów, żeby móc korzystać z wprowadzonego ułatwienia, pracownik polskiego pracodawcy lub sam pracodawca musi złożyć do ZUS wniosek US-36 (o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004).Wniosek ten trafia do Oddziału ZUS w Kielcach. Po jego akceptacji można złożyć właściwy wniosek o wydanie zaświadczenia A1 na formularzu US-34. Zaświadczenie A1 potwierdza,  że pracownik przynależy do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych (i tu opłaca składki). Zaświadczenie A1 jest istotnym dokumentem, dzięki któremu osoby pracujące na obszarze UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii nie muszą podlegać ubezpieczeniom w państwie, w którym przejściowo pracują. Na jego podstawie pracujący zdalnie może korzystać ze świadczeń ubezpieczeniowych oraz ma prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej w państwie, z którego pracuje na rzecz polskiego pracodawcy.

Nie wszyscy mogą korzystać z ułatwienia

Omawiane ułatwienie dotyczy jedynie części pracowników. Nie skorzystają z niego osoby, które w państwie zamieszkania mają inną pracę lub wykonują działalność gospodarczą. Z ułatwienia nie skorzystają też pracownicy, którzy świadczą pracę w trzech państwach. ZUS weryfikuje dane na podstawie współpracy między instytucjami za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Wymiany Informacji Dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI – skrót od Electronic Exchange of Social Security Information). Na podstawie pozyskiwanych danych w sytuacji kiedy pracownik będzie wykonywał inną aktywność zawodową lub prowadził  działalność na własny rachunek, ZUS może wycofać wydany dokument A1.  Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o zaświadczenia A1, należy składać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. 

Brak dokumentu A1 - konsekwencje

Pracownik świadczący pracę zdalną z terytorium innego państwa, za którego nie są płacone składki ubezpieczeniowe do tamtejszego systemu i który nie ma zaświadczenia A1 wydanego przez ZUS, ma tam zwykle status osoby nieubezpieczonej. Dodatkowo brak zaświadczenia A1 może wiązać się z karami zarówno dla pracownika jak i dla pracodawcy. W sytuacji kiedy zostanie osiągnięty lub przekroczony 50 proc. poziom pracy zdalnej za granicą, pracownik ma obowiązek podlegania pod system ubezpieczeń społecznych w kraju zamieszkania.

W razie braku zaświadczenia A1 kraj wykonywania pracy może:

• nałożyć na pracodawcę / pracownika obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne / zdrowotne należnych w tym kraju za okres wykonywania pracy na jego terytorium,
• nałożyć na pracodawcę kary 

W sytuacji kiedy zaświadczenie A1 nie zostanie w Polsce uzyskane, pracownik będzie musiał ponieść koszty swojego leczenia w państwie, w którym świadczy pracę zdalną i może z tego tytułu mieć roszczenie do pracodawcy o zwrot takich kosztów.

Praca zdalnaZUSKodeks pracy