Comment utiliser la fonctionnalité Internet libre/occupé dans Outlook

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Résumé

Internet free/busy (IFB) est une fonctionnalité de Microsoft Outlook qui vous permet de voir quand d’autres personnes sont libres ou occupées afin que vous puissiez planifier efficacement des réunions. Les utilisateurs Outlook ont la possibilité de publier leurs informations de disponibilité sur un serveur de fichiers URL (Uniform Resource Locator) spécifié par l’utilisateur. Vous pouvez partager ce serveur de fichiers URL avec tous les utilisateurs ou le limiter à un ensemble spécifique d’utilisateurs.

Une norme IETF (Internet Engineering Task Force) appelée iCal est la base de l’IFB. IFB utilise une partie de la norme iCal appelée iCalendar, une norme émergente pour le format et le stockage des informations de planification. iCalendar définit une structure pour représenter les informations de disponibilité de manière standardisée.

Cet article décrit les informations suivantes :

• Comment publier des informations de disponibilité sur Internet
• Comment afficher les informations de disponibilité d’autres personnes sur Internet
• Comment définir le chemin de recherche de disponibilité globale pour tous les contacts
• Comment définir le chemin de recherche de disponibilité pour un contact spécifique
• Comment planifier une réunion à l’aide des informations de disponibilité Sur Internet

Comment publier des informations de disponibilité sur Internet

Pour Microsoft Outlook 2010 ou versions ultérieures :

1. Sélectionnez l’onglet Fichier, puis Options.

2. Dans le volet gauche, sélectionnez Calendrier, puis sélectionnez le bouton Options de disponibilité .

3. Sélectionnez l’onglet Autorisations , puis sélectionnez Autres disponibilités.

4. Sélectionnez la zone Publier à mon emplacement case activée sous la section Disponibilité d’Internet, puis tapez le chemin d’accès complet du serveur sur lequel vous allez publier vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, tel que http://... , file://\\... , ou ftp://... . Les fichiers de disponibilité ont l’extension de nom de fichier .vfb. Voici un exemple de format d’URL valide :

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   Remarque

   Si le serveur FTP nécessite une authentification et qu’Outlook est installé sur Windows Vista ou Windows 7, vous devez utiliser le format suivant :

   ftp:// nom_utilisateur :password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Où username :password est votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Pour Microsoft Outlook 2007 et Microsoft Office Outlook 2003 :

1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.

2. Sous l’onglet Préférences , sélectionnez Options de calendrier.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Dans Publier à mon emplacement, tapez le chemin complet du serveur sur lequel vous allez publier vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... . Voici un exemple de format valide :

   ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

   Les fichiers de disponibilité ont une extension .vfb.

   Remarque

   Si le serveur FTP nécessite une authentification et que vous utilisez Outlook 2007 sur Windows Vista ou Windows 7, vous devez utiliser le format suivant :

   ftp:// nom_utilisateur :password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

   Où username :password est votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

5. Sélectionnez OK trois fois pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Si vos serveurs FTP nécessitent une authentification et qu’Outlook est installé sur Windows XP, vous devez suivre ces étapes pour configurer le site FTP :

Pour Outlook 2010 :

1. Démarrez Outlook 2010, puis sélectionnez l’onglet Fichier .
2. Sélectionnez Ouvrir, puis fichiers de données Outlook.
3. Dans la liste Regarder dans , sélectionnez Ajouter/modifier des emplacements FTP.
4. Dans la boîte de dialogue Ajouter/modifier des emplacements FTP , tapez l’adresse de votre site FTP dans la zone Nom du site FTP . Le format de l’adresse est ftp. site_name.com, où l’adresse est l’adresse du site FTP. Notez que ftp:// n’est pas obligatoire.
5. Sous Ouvrir une session en tant que, sélectionnez Utilisateur, puis entrez votre nom d’utilisateur.
6. Sous Mot de passe, tapez le mot de passe.
7. Sélectionnez Ajouter pour ajouter le site à votre liste de sites FTP. Lorsque vous configurez cette option, les informations de connexion pour la publication sur le site sont conservées.
8. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue Ajouter/modifier des emplacements FTP .
9. Sélectionnez Annuler pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir un fichier de données Outlook .
10. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.
11. Sous l’onglet Préférences , sélectionnez Options de calendrier, puis Options de disponibilité.
12. Sélectionnez la zone Publier à mon emplacement case activée, puis tapez le chemin complet du serveur sur lequel vous allez publier vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, tel que http://... , file://\\... , ou ftp://... . Les fichiers de disponibilité ont l’extension de nom de fichier .vfb. Voici un exemple de format d’URL valide :

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Pour Outlook 2007 et Outlook 2003 :

1. Démarrez Outlook.

2. Dans le menu Fichier , sélectionnez Ouvrir, puis fichier de données Outlook.

3. Dans la zone Regarder dans , sélectionnez Ajouter/modifier des emplacements FTP.

4. Dans la boîte de dialogue Ajouter/modifier des emplacements FTP , tapez l’adresse de votre site FTP dans la zone Nom du site FTP . Le format de l’adresse est ftp.site.com, où l’adresse est l’adresse du site FTP. Notez que ftp:// n’est pas obligatoire.

5. Sous Ouvrir une session en tant que, sélectionnez Utilisateur, puis entrez le nom d’utilisateur.

6. Sous Mot de passe, tapez le mot de passe.

7. Sélectionnez Ajouter pour ajouter le site à votre liste de sites FTP. La configuration de cette option conserve les informations de connexion pour la publication sur le site.

8. Sélectionnez OK pour fermer la boîte de dialogue Ajouter/modifier des emplacements FTP .

9. Sélectionnez Annuler pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir un fichier de données Outlook .

10. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.

11. Sous l’onglet Préférences , sélectionnez Options de calendrier, puis Options de disponibilité.

12. Sélectionnez la zone Publier à mon emplacement case activée, puis tapez le chemin complet du serveur sur lequel vous allez publier vos informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, tel que http://... , file://\\... , ou ftp://... . Les fichiers de disponibilité ont l’extension de nom de fichier .vfb. Voici un exemple de format d’URL valide :

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Comment afficher les informations de disponibilité d’autres personnes sur Internet

Vous pouvez afficher les informations de disponibilité pour tous vos contacts qui publient ces données sur Internet. Si tous vos contacts stockent ces informations sur le même serveur de disponibilité, vous pouvez définir le chemin de recherche de ces informations globalement pour tous les contacts. Ou, si l’emplacement de ces informations varie selon le contact, vous pouvez définir le chemin de recherche spécifiquement pour chaque contact.

Comment définir le chemin de recherche de disponibilité globale pour tous les contacts

Pour Microsoft Outlook 2010 ou versions ultérieures :

1. Sélectionnez l’onglet Fichier, puis Options.

2. Dans le volet gauche, sélectionnez Calendrier.

3. Sélectionnez le bouton Options de disponibilité , sélectionnez l’onglet Autorisations , puis sélectionnez Autres disponibilités.

4. Sous la section Disponibilité d’Internet , dans la zone Emplacements de recherche, tapez le chemin complet de l’emplacement que vous souhaitez rechercher pour les informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... .

   Outlook prend en charge les substitutions %NAME% et %SERVER%.

   Voici un exemple d’utilisation de ces substitutions :

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   Dans une adresse SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook remplace %NAME% par tous les caractères avant le symbole at (@) et remplace %SERVER% par tous les caractères qui suivent le symbole @.

5. Sélectionnez OK pour quitter.

Pour Outlook 2007 :

1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.

2. Sous l’onglet Préférences , sélectionnez Options de calendrier.

3. Sélectionnez Options de disponibilité, sélectionnez l’onglet Autorisations , puis sélectionnez Autres disponibilités.

4. Sous la section Disponibilité d’Internet , dans la zone Emplacements de recherche, tapez le chemin d’accès complet à l’emplacement que vous souhaitez rechercher pour les informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... .

   Outlook prend en charge les substitutions %NAME% et %SERVER%.

   Voici un exemple d’utilisation de ces substitutions :

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   Dans une adresse SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook remplace %NAME% par tous les caractères avant le symbole at (@) et remplace %SERVER% par tous les caractères qui suivent le symbole @.

5. Sélectionnez OK pour quitter.

Pour Outlook 2003 :

1. Dans le menu Outils, sélectionnez Options.

2. Sous l’onglet Préférences , sélectionnez Options de calendrier.

3. Sélectionnez Options de disponibilité.

4. Sélectionnez Publier et effectuer une recherche à l’aide du service Microsoft Office Internet Free/Busy.

5. Dans la zone Emplacements de recherche, tapez le chemin complet de l’emplacement que vous souhaitez rechercher pour les informations de disponibilité. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... .

   Outlook prend en charge les substitutions %NAME% et %SERVER%.

   Voici un exemple d’utilisation de ces substitutions :

   ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

   Dans une adresse SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook remplace %NAME% par tous les caractères avant le symbole at (@) et remplace %SERVER% par tous les caractères qui suivent le symbole @.

6. Sélectionnez OK trois fois pour fermer toutes les boîtes de dialogue.

Comment définir le chemin de recherche de disponibilité pour un contact spécifique

Pour Microsoft Outlook 2013 ou versions ultérieures :

1. Sous l’onglet Accueil , sous Affichage actuel, sélectionnez Carte de visite.

2. Double-cliquez pour ouvrir un contact.

3. Sous l’onglet Contact , sous Afficher, sélectionnez Détails.

4. Sous le texte qui indique Internet occupé, dans la zone Adresse , tapez le chemin complet de l’emplacement que vous souhaitez rechercher pour les informations de disponibilité de ce contact. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... .

   Voici un exemple de format valide :

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   Les informations de disponibilité sur Internet s’affichent sous l’onglet Planification des rendez-vous et réunions.

Pour Outlook 2010, 2007 et 2003 :

1. Dans le dossier Contacts, double-cliquez pour ouvrir un contact.

2. Sélectionnez l’onglet Détails .

3. Sous le texte qui lit Internet Free-Busy dans la zone Adresse , tapez le chemin complet de l’emplacement à rechercher pour les informations de disponibilité de ce contact. Vous pouvez utiliser n’importe quel format d’URL valide, par exemple : http://... , file://\\... , ou ftp://... .

   Voici un exemple de format valide :

   ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

   Les informations de disponibilité sur Internet s’affichent sous l’onglet Planification des rendez-vous et réunions.

Comment planifier une réunion à l’aide des informations de disponibilité Sur Internet

1. Dans le dossier Calendrier, sélectionnezNouvelle demande de réunion dans le menu Actions .
2. Sous l’onglet Planification , tapez le nom de chaque participant dans la zone Tous les participants .

Outlook suit le chemin d’URL (comme indiqué précédemment) pour les personnes que vous invitez et insère automatiquement leurs informations de disponibilité dans le planificateur.

Outlook publie et récupère des informations de disponibilité toutes les 15 minutes par défaut. Vous pouvez remplacer manuellement cet incrément de temps en pointant sur Envoyer et recevoir dans le menu Outils , puis en sélectionnant Informations de disponibilité. Cela met à jour immédiatement les informations de disponibilité.

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