Festarrangörer risar Helsingfors - "Beaktade till och med bombhot, men tjänstemannen var ändå inte nöjd"
Arrangörerna av stadsdelsfester i Helsingfors tycker att byråkratin kring evenemang fortfarande är krånglig, speciellt räddningsverkets krav kan överraska. Biträdande stadsdirektör Pekka Sauri säger att stadens nya organisation torde lätta på byråkratin för arrangörerna.
Nu i maj inleds säsongen för stadsdelsfester eller byafester i Helsingfors. Men för arrangörerna har arbetet ofta inletts långt tidigare.
- Vi börjar planera i januari, säger Nika Junker som under många år har varit med och arrangerat Rööperifest i Rödbergen.
Stadsdelsfesten ordnas i augusti på Fredrikstorget.
- Pekka Sauri tror att det finns en lucka där man kan fixa allt, men så är det inte. Att få tillstånd för att vara på torget, stänga av gatan och beställa trafikskyltar går inte med ett samtal utan man måste jaga dem som bestämmer. Dessutom ska man ordna med transport av trafikskyltar, säger Junker.
Det var idiotiskt för där fanns andra trafikskyltar på grund av gatuarbeten som man bara kunde ha flyttat, men det gick inte.
Nika Junker, arrangör av Rööperifest
Hon säger att transporterandet inte alltid löper som planerat.
- För två år sedan gick vi på förlust på grund av Helsingfors stad. Vi beställde trafikskyltar från Stara (Helsingfors stads byggtjänst) men Stara kunde inte just den dagen transportera dem till Rödbergsgatan, där de alltså skulle placeras för att informera om att den är avstängd. Därför fick vi beställa privat transport, som kostade 500 euro. Det var idiotiskt för där fanns andra trafikskyltar på grund av gatuarbeten som man bara kunde ha flyttat, men det gick inte, säger Junker.
"Tjänstemannen sa att jag inte har en plan för att täcka in elledningar"
Junker säger att räddningsverkets krav också kan leda till överraskningar.
- Räddningsverket har jag upplevt som det svåraste för du ska kunna identifiera möjliga faror och berätta hur de ska åtgärdas. Jag förstår det, men Rööperifest är ändå en festival för familjer som slutar klockan tio på kvällen. Vi måste till exempel skriva vad som händer om vi råkar ut för bombhot.
- Ett år skrev jag allting och tog med bombhotet men då hittade tjänstemannen på att jag inte har en plan för hur jag ska täcka över möjliga elledningar på gatan så att människor inte snubblar. Det kan alltså plötsligt komma tilläggskrav, säger Junker.
"Byråkratin utmanande, men det behöver inte tas så allvarligt"
Johanna Sauramäki är ordförande för kulturnätverket i Berghäll och har varit med och arrangerat många evenemang. Hon säger att byråkratin är utmanande men att man inte alltid behöver ta det så allvarligt.
- Ibland kan man använda sunt bondförnuft, säger hon och tillägger att hon som privat person ordnat evenemang med till och med hundra besökare utan några tillstånd.
Också Sauramäki lyfter fram räddningsverket och räddningsplanen.
- Det räcker ibland länge innan räddningsplanen godkänns och blanketten är ofta komplicerad. Jag tycker att det här kunde förenklas så att man med en snabbare tidtabell kunde arrangera evenemang.
Tanken med en räddningsplan är att den ska identifiera risker och förebygga farosituationer.
- Jag förstår att säkerheten går före allt, men jag undrar om behandlingstiderna kunde förkortas och om det vore möjligt att få svar inom några veckor, säger Sauramäki.
"Tillståndsrumban är omfattande och den som inte gjort det kan få en chock"
Sauramäki är producent för stadsfestivalen Berghäll blommar, som pågår i maj. Hon säger att ansökningarna om de tillstånd som krävs skickades in i februari.
Kottby byafest ordnas i mindre skala i år än tidigare
- Det beror på att den förening som brukar ordna inte är med i år och nu sköts arrangemanget av en mindre förening. Vi beslöt att ordna en mindre fest i år för att vi satsar på att fira Kottbys hundraårsjubileum år 2020. Men visst krävs det ändå tillstånd. Vi ska ha tillstånd för att stänga av Pohjolagatan och en räddningsplan, säger Aino Halonen som leder arrangemangen av byafesten.
- Hela rumban med tillstånd är ganska omfattande och det lönar sig att välja någon för uppgiften som har gjort det tidigare så denne inte får en chock, säger Halonen.
Hela rumban med tillstånd är ganska omfattande och det lönar sig att välja någon för uppgiften som har gjort det tidigare så denne inte får en chock.
Aino Halonen, arrangör av byafesten i Kottby
Halonen säger att budgeten för tillstånden ligger på flera hundra euro.
- I fjol somras var jag med och arrangerade ett evenemang i Alpparken och det var en tung tillståndsprocess. Det behövdes en stor mängd tillstånd då vi hade mycket infrastruktur på plats. Jag tycker att olika aktörer inom Helsingfors stad kunde prata mer med varandra så man inte behöver ta kontakt med var och en skilt för sig. Det kunde finnas en gemensam behandling av tillstånd som alla inom staden kunde komma åt, säger Halonen.
Pekka Sauri: Gå till byggnadskontorets webbplats
Biträdande stadsdirektör Pekka Sauri hänvisar alla som efterlyser en lucka för alla tillstånd till byggnadskontorets webbplats och sidan "utomhusevenemang".
- Det första man ska göra är att gå till byggnadskontorets webbplats. Där förklaras alla tillstånd som behövs. Men problemet är förstås att det finns så många olika evenemang där olika ämbetsverk är involverade och man måste gå till olika luckor, säger Sauri.
Sauri tror att det blir lättare i och med stadens nya organisation som träder i kraft den 1 juni.
- Alla ämbetsverk som har att göra med utomhusevenemang eller tillställningar hamnar under ett och samma paraply, som heter stadsmiljö. Jag antar att det blir lättare att fråga om information och få tillstånd för evenemang.
Men har det blivit lättare under din tid som biträdande stadsdirektör? Kan du i så fall ge konkreta exempel på hur?
- Det finns fler evenemang nu än det fanns 2007 och staden försöker hjälpa till. Av allt att döma har det blivit lättare då det ordnas så många. Men jag upprepar att det är en bra idé att gå till byggnadskontorets webbsida om utomhusevenemang. Staden har blivit smidigare att samarbeta med.
På vilket sätt har det blivit smidigare?
- Det finns en webbsida med all information.
Sauri säger att räddningsverkets krav inte går att tumma på.
- Jag kan inte säga att man ska titta mellan fingrarna när det gäller räddningsverkets krav. Alla tycker att det är för strängt, men om något händer vill man veta hur det är möjligt och vem som har gett tillstånd.
